Privacyverklaring

Wie zijn wij

VO-Initiatives is een Belgisch bedrijf gespecialiseerd in AI-assistenten voor bedrijven. Wij zijn gevestigd in Antwerpen en actief in heel België.

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons bereiken via:

Welke gegevens verzamelen we

Via onze website

• Contactgegevens: naam, e-mailadres — wanneer u een gesprek aanvraagt via de contactknop
• Bedrijfs- en gespreksgegevens: wat u deelt in de audit-chat en het klantdashboard (berichten, bijlagen), plus uw e-mailadres voor de inlogcode
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, bezochte pagina's — automatisch via de webserver

In het kader van onze dienstverlening

Wanneer u klant bent van VO-Initiatives en gebruik maakt van een AI-assistent, verwerken wij in uw opdracht persoonsgegevens van uw klanten en medewerkers. Dit valt onder de Verwerkersovereenkomst. In die hoedanigheid treden wij op als verwerker, en u als verwerkingsverantwoordelijke.

Zelf meekijken (optionele meekijk-module)

Klanten die de VOI-helper op hun computer koppelen, kunnen de agent één staande, herroepbare toestemming geven om af en toe zelf kort mee te kijken op het scherm, zodat hij terugkerende taken leert kennen. Dit werkt zo:

• Wat er gebeurt: de agent start zelf korte leersessies van maximaal 10 minuten, maximaal 3 keer per dag, uitsluitend op het gekoppelde toestel van de zaakvoerder die de toestemming zelf gaf — nooit op werkposten van medewerkers
• Altijd zichtbaar: elke sessie wordt vooraf gemeld en toont een permanent zichtbare rand op het scherm; zonder die indicator wordt er niet meegekeken
• Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) en gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG), telkens in combinatie met een uitdrukkelijke, per klant vastgelegde opt-in; de toestemming is op elk moment herroepbaar
• Welke gegevens: tijdelijke schermafbeeldingen die na de samenvatting van de sessie worden verwijderd — alleen de tekstuele beschrijving van de stappen blijft bewaard; wachtwoordvelden worden technisch overgeslagen
• Activiteitssignaal: zolang de toestemming aanstaat, stuurt de helper een binair signaal mee (er wordt gewerkt: ja of nee) zodat sessies alleen op een werkbaar moment starten — zonder inhoud, zonder appnamen, zonder toetsaanslagen; het signaal wordt niet als historiek bewaard
• App-inventaris: na het koppelen deelt de helper eenmalig de namen van de op de computer geïnstalleerde programma's, zodat de agent weet met welke werktuigen u werkt — alleen namen, nooit versies, bestanden of gebruiksgegevens; standaard-systeemprogramma's worden niet meegestuurd en dit gebeurt uitsluitend zolang deze toestemming aanstaat, zichtbaar gemeld in uw werkoverzicht
• Uw rechten: uitzetten kan altijd, via het dashboard of het toestel, en heeft onmiddellijk effect; een lopende sessie stopt u met één klik, waarna niets wordt bewaard

Zonder deze toestemming start de agent nooit zelf een meekijksessie; meekijken gebeurt dan alleen wanneer u er per sessie zelf om vraagt.

Geen bijzondere categorieën

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (gezondheidsgegevens, biometrische gegevens, politieke voorkeur, etc.) tenzij hiervoor een afzonderlijke overeenkomst is gesloten.

Waarom verwerken we deze gegevens

Doel	Rechtsgrond (AVG)	Welke gegevens
Beantwoorden van contactaanvragen	Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f)	Naam, e-mail
Uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst	Uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b)	Contactgegevens klant
Facturatie en boekhouding	Wettelijke verplichting (art. 6.1.c)	Naam, adres, BTW-nummer
Verbetering van onze diensten	Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f)	Geanonimiseerde gebruiksstatistieken
Wettelijke verplichtingen	Wettelijke verplichting (art. 6.1.c)	Afhankelijk van verplichting

Hoe lang bewaren we gegevens

Categorie	Bewaartermijn	Reden
Contactaanvragen	2 jaar	Gerechtvaardigd belang
Klantgegevens (actieve klanten)	Duur overeenkomst + 1 jaar	Uitvoering overeenkomst
Facturen en boekhoudstukken	7 jaar	Wettelijke bewaarplicht (W.Venn.)
Technische logbestanden	90 dagen	Beveiliging en foutopsporing
Verwerkte klantdata via AI-assistent	Verwijderd binnen 30 dagen na beëindiging	Verwerkersovereenkomst

Doorgave aan derden

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met partijen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten, en enkel in de mate die strikt vereist is:

Partij	Rol	Locatie
Hetzner Online GmbH	Serverhosting van de AI-infrastructuur	Duitsland (EU)
OpenAI, L.L.C.	AI-model: verwerkt instructies en taak-noodzakelijke inhoud; niet gebruikt voor modeltraining	VS — EU-dataresidency zodra toegekend
Stripe Payments Europe, Ltd.	Betalingsverwerking	Ierland / VS
AgentMail, Inc.	Verzending van systeemmails (inlogcodes, servicemeldingen)	VS

Wij verkopen of verhuren nooit persoonsgegevens aan derden voor commerciële doeleinden.

Voor doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte (EER) steunen wij op het EU-VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit, art. 45 AVG) en op Standaard Contractuele Clausules conform EU-besluit 2021/914, telkens vastgelegd in een verwerkersovereenkomst met de betrokken partij.

Jouw rechten

Onder de AVG beschikt u over de volgende rechten. U kunt deze uitoefenen door ons te contacteren via oskar@vo-initiatives.com:

Wij reageren op uw verzoek binnen 30 dagen. Bij complexe of meervoudige verzoeken kan dit worden verlengd met 2 maanden, mits kennisgeving.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik:

• Versleutelde verbindingen (TLS) voor alle datatransport
• Servers uitsluitend in beveiligde EU-datacenters (Duitsland)
• Koppelingsgeheimen worden éénrichting en met strikte toegangsrechten opgeslagen — na opslag niet meer uitleesbaar via de webinterface
• Computer-koppelingen werken met een toestelgebonden geheim en een zichtbare indicator + pauzeknop op het toestel
• Regelmatige evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen

Bij een datalek dat een risico vormt voor uw rechten en vrijheden, stellen wij u en de bevoegde toezichthouder hiervan in kennis binnen de wettelijke termijnen.

Cookies

Onze website maakt gebruik van minimale cookies:

Type	Doel	Bewaartermijn
Functionele cookies	Basiswerking van de website	Sessie
Analytische cookies	Geanonimiseerde bezoekersstatistieken	12 maanden

Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies. U kunt cookies weigeren of verwijderen via de instellingen van uw browser.

Contact & Klachten

Voor vragen over uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten:

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit: